Waarom medische termen niet thuishoren in een re-integratiedossier
In de begeleiding van cliënten bij hun re-integratie speelt informatie-uitwisseling een cruciale rol. Toch is het belangrijk om te beseffen dat niet alle informatie gedeeld mag worden – zeker niet wanneer het medische gegevens betreft. In deze blog leggen we uit waarom medische termen niet in het re-integratiedossier thuishoren, en geven we praktische voorbeelden van hoe je wél mag formuleren.
Wat zegt de wet?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is gezondheidsinformatie een zogeheten bijzondere categorie van persoonsgegevens. Deze gegevens mogen niet verwerkt worden, tenzij daar een wettelijke grondslag voor is. Binnen de context van re-integratie zijn alleen bedrijfsartsen of arbodiensten bevoegd om medische informatie te verwerken en te delen – en zelfs zij mogen dit slechts zeer beperkt.
Werkgevers, HR-medewerkers en leidinggevenden mogen geen medische gegevens noteren, verwerken of bewaren, ook niet als een werknemer zelf deze informatie heeft gedeeld. Dit geldt óók voor re-integratiedossiers.
Wat mag wél?
Je mag uitsluitend informatie verwerken die relevant is voor de re-integratie, zónder medische details. Denk aan:
Functionele beperkingen (wat iemand wel/niet kan)
De verwachte duur van het verzuim
Werkhervattingsmogelijkheden
Afspraken over (aangepast) werk
Belangrijk: deze informatie mag uitsluitend afkomstig zijn van de bedrijfsarts of arbodienst.
Voorbeelden: Medische termen vs. Toegestane bewoording
Hieronder vind je een PDF download (bedankt, Marit!) en een lijst van veelvoorkomende medische termen met alternatieve bewoordingen die je wél in een re-integratiedossier mag gebruiken:
Medische term | Toegestane algemene formulering |
Burn-out | Werknemer ervaart psychische overbelasting / stressgerelateerde klachten |
Hernia | Werknemer heeft rugklachten die tillen en langdurig zitten bemoeilijken |
Reuma | Werknemer heeft gewrichtsklachten, met beperkte belastbaarheid van handen |
COVID-19 | Werknemer is arbeidsongeschikt vanwege een infectieziekte |
Depressie | Werknemer heeft psychische klachten, waardoor concentratie en energie beperkt zijn |
Carpaal Tunnel Syndroom | Werknemer heeft hand- en polsklachten, waardoor typen beperkt mogelijk is |
Migraine | Werknemer heeft last van hoofdpijnklachten die het werken belemmeren |
Diabetes | Werknemer heeft een chronische aandoening waarvoor regelmatige medische controles nodig zijn |
Hartklachten | Werknemer heeft fysieke beperkingen bij inspanning |
Kanker | Werknemer heeft een ernstige ziekte met een langdurig behandeltraject |
Praktische tips voor het schrijven van re-integratiedossiers
Vermijd specifieke diagnoses – focus op wat iemand kan of niet kan doen in het werk.
Gebruik bewoordingen als: "psychische klachten", "lichamelijke beperkingen", "beperkte belastbaarheid", "gevolg van medische behandeling", etc.
Noteer alleen wat door de bedrijfsarts expliciet gedeeld is voor de re-integratie.
Wees terughoudend met informatie die een werknemer uit eigen beweging heeft gedeeld – ook dan geldt de AVG.
Tot slot
Het doel van een re-integratiedossier is om de terugkeer naar werk goed te begeleiden – niet om een medisch dossier aan te leggen. Door zorgvuldig om te gaan met medische informatie, beschermen we niet alleen de privacy van de werknemer, maar houden we ons ook aan de geldende wetgeving.
UWV, Privacy, AVG
Recent Posts
